時間：2023-10-15 15:33:19
序論：在您撰寫檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
所謂檔案的數(shù)字化管理是通過網(wǎng)絡、計算機等手段，對有用的信息進行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，對檔案進行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當?shù)那闆r下會發(fā)揮不可估量的作用。當然，企業(yè)的各部門各層人員應當高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。
1 當前實行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問題
⑴沒有建立相關(guān)完善的管理制度
對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，有關(guān)部門對文書檔案并不能進行相應的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問題，這就直接影響了對檔案進行數(shù)字化管理的進程。
⑵信息更新不準確
我國相關(guān)部門對檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。
⑶硬件設(shè)施未達要求
對檔案進行數(shù)字化管理對計算機等硬件有著嚴格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時俱進。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。
⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達標
在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒有相關(guān)的專業(yè)人員來進行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實力。隨著社會不斷發(fā)展進步，對檔案進行數(shù)字化管理勢在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當今許多部門嚴重缺乏對管理人員的素質(zhì)培訓，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問題。
⑸領(lǐng)導等各層人員不重視檔案管理工作
領(lǐng)導及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負責任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態(tài)，增加了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。
2 對檔案進行數(shù)字化管理新思路
⑴領(lǐng)導決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導要充分認識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當前時展相適應的管理方法。首先應該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學化方向發(fā)展。
⑵加強相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓
要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關(guān)的培訓，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關(guān)信息
中國文化源遠流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網(wǎng)絡化檔案管理工作趨于紊亂。因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關(guān)信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標準，設(shè)立特定計算機技術(shù)人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化管理的為實現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯(lián)網(wǎng)盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導的全力支持，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
參考文獻
[1]梁惠卿. 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析.《檔案管理》.2013年1期
關(guān)健詞：數(shù)字化城建檔案館 信息基礎(chǔ) 現(xiàn)代化 優(yōu)質(zhì)服務
中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：在信息技術(shù)革命高漲的世紀，作為各個領(lǐng)域、各種社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將是未來檔案的主體。我們在檔案管理中要努力提升檔案信息的價值，充分發(fā)揮檔案的作用。對檔案信息進行數(shù)字化管理，既可以對檔案原件進行保護，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現(xiàn)就城建檔案館數(shù)字化分以下幾個方面與同行共同探討：
一、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的目標：
近期目標是：立足本館，建立狹義上的數(shù)字城建檔案館。建設(shè)數(shù)字城建檔案館標準規(guī)范體系；建設(shè)包括計算機系統(tǒng)軟硬件平臺，辦公環(huán)境，現(xiàn)代化庫房等；建立一支知識結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、有梯隊、復合型、富于創(chuàng)新開拓的人才隊伍。
遠期目標是：通過本館的探索和實踐，開創(chuàng)性地制定和推行數(shù)字城建檔案館的標準、規(guī)范與法規(guī)，改造城建檔案館的工作流程及人才隊伍，開發(fā)數(shù)字城建檔案館的一站式辦公系統(tǒng)及其它應用系統(tǒng)，建設(shè)高效的檔案數(shù)字化生產(chǎn)線，形成先進的數(shù)字城建檔案館模式，從而與其他相關(guān)單位一起帶動整個行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，即廣義的數(shù)字城建檔案館，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數(shù)字化的意義
檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的是將數(shù)字化的檔案信息網(wǎng)絡化，實現(xiàn)資源共享，其意義主要應從以下幾方面顯現(xiàn)出來。
1.提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。檔案數(shù)字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
2.降低檔案利用成本。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實現(xiàn)資源共享。與其他相關(guān)單位一起帶動整個行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，以實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫資源共享。
三、城建檔案館數(shù)字化的優(yōu)點
1.信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。
2.資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化。可以使利用者運用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上，保真性高，而一般的紙質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。
四、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館所面臨的轉(zhuǎn)變
1.城建檔案數(shù)字化后的觀念上的轉(zhuǎn)變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實現(xiàn)由封閉性向開放性的變革，變被動服務為主動服務，充分開發(fā)檔案信息資源，由檔案保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開放中心，將傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)成數(shù)字檔案館。
2.城建檔案職能的轉(zhuǎn)變，將從單純的保管城建檔案的實體機構(gòu)變成可提供快捷信息的數(shù)字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，并建立和健全一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系。如建立數(shù)字化城建檔案管理制度、保管監(jiān)控制度、利用服務制度等。
4.城建檔案館藏構(gòu)成的轉(zhuǎn)變，打破單一的只是把傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化方式，通過網(wǎng)絡模式把分散在不同機關(guān)的檔案信息聯(lián)結(jié)起來，極大地豐富了數(shù)字化館藏。
五、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的組成
數(shù)字城建檔案館建設(shè)包含幾個組成部分：第一，標準規(guī)范體系建設(shè)；第二，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；第三，數(shù)字信息資源建設(shè)；第四，高素質(zhì)人才隊伍的建設(shè)。
1.標準規(guī)范體系建設(shè)
在現(xiàn)代信息社會，統(tǒng)一標準非常重要，如果這樣，通過網(wǎng)絡聯(lián)接起來的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數(shù)字城建檔案館建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業(yè)務、技術(shù)三個層面的標準與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標準、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標準規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務性標準規(guī)范主要包括檔案術(shù)語、電子檔案管理等標準。技術(shù)性標準規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標準等。
2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫和應用服務系統(tǒng)，才能更好地服務于城市建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡環(huán)境三部分。硬件環(huán)境包括計算機系統(tǒng)硬件平臺、辦公環(huán)境建設(shè)、現(xiàn)代化庫房建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡通訊設(shè)備、服務器、檔案數(shù)字化處理等設(shè)備。軟件建設(shè)主要指根據(jù)實際需要，選擇先進、成熟的技術(shù)，建設(shè)大容量的分布式數(shù)據(jù)庫和大規(guī)模并發(fā)訪問的服務管理系統(tǒng)。管理軟件除了能夠完成業(yè)務管理和檔案利用服務等工作外，還能與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入、到數(shù)據(jù)管理、再到數(shù)據(jù)輸出全過程的應用。網(wǎng)絡建設(shè)是城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的先決條件，網(wǎng)絡環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。
3.數(shù)字信息資源建設(shè)
數(shù)字城建檔案館實質(zhì)上是一個有大量信息的系統(tǒng)，通過對各類信息的整合，即對數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數(shù)據(jù)庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。其來源和采集范圍包括：傳統(tǒng)城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫和互連網(wǎng)上具有檔案價值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數(shù)據(jù)形式，并分別建立存貯在數(shù)據(jù)庫中。數(shù)字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過地理信息系統(tǒng)技術(shù)建立地理信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃建設(shè)管理的現(xiàn)代化提供辦公決策的依據(jù)。
4.人力資源建設(shè)
在城建檔案館信息化建設(shè)中，主要問題是信息技術(shù)人員的缺乏，因此我們要逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)和配備高素質(zhì)檔案工作者，建立一支知識結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、復合型、富于創(chuàng)新開拓的隊伍。就要選用具有較全面的知識結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識和較強的信息能力的人才，與此同時積極開展信息技術(shù)培訓，按照不同層次和業(yè)務需要，培訓相關(guān)人員使用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的能力，以提高館員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，適應數(shù)字城建檔案館的建設(shè)和正常運行的需要。
1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)有機結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，實現(xiàn)資源共享。以便更好的實現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡化。在網(wǎng)絡信息化時代中，實施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進計算機技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設(shè)備既能實現(xiàn)文本存儲，還能實現(xiàn)圖像存儲，借助網(wǎng)絡平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設(shè)備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細、合理分析，借此方式實現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設(shè)備被片面應用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標準化實施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長時間實現(xiàn)管理工作質(zhì)量優(yōu)化，促進管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡數(shù)字化時代提高了信息技術(shù)的應用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設(shè)備，檔案只是實現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統(tǒng)性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺
構(gòu)建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產(chǎn)檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
關(guān)鍵詞：城建檔案 數(shù)字城建檔案館 為社會服務
城鄉(xiāng)建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案)是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。加強城建檔案的管理是搞好城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理的基礎(chǔ)。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等滲透到城市生活的各個方面，對城建檔案管理提出更高的要求，換言之，城建檔案也要與時俱進，打造自身的軟硬件，在信息高速公路建設(shè)中確立自己位置的需要，努力創(chuàng)建數(shù)字城建檔案館，更好地為社會服務。
一、什么是數(shù)字城建檔案館？
數(shù)字化城建檔案館不僅是對紙質(zhì)檔案、照片檔案等檔案形式的簡單數(shù)字化，也不僅是對檔案工作流程的計算機化，而是一個系統(tǒng)工程。數(shù)字化城建檔案館是一個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是依賴網(wǎng)絡的共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將分散在不同地點的信息連接起來，向用戶提供更為快捷的信息服務，這是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的終極目標。
數(shù)字化檔案館，應具備以下特征：一是館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網(wǎng)絡型。機讀型是由單臺計算機處理的信息；網(wǎng)絡型是通過因特網(wǎng)進行遠程傳遞的信息。二是空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡檔案館的一個節(jié)點，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴大。三是信息傳遞網(wǎng)絡化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。四是信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、效率高、范圍廣。五是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
二、數(shù)字城建檔案館建設(shè)的必要性
一是數(shù)字城市的發(fā)展的要求。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個領(lǐng)域。數(shù)字化城市，就是要依托信息和網(wǎng)絡技術(shù)，通過政府的組織行為，對城市各類信息資源進行有序、有效地整合，建設(shè)規(guī)范化和標準化的城市信息體系；建設(shè)具有統(tǒng)一信息平臺和完善的各類信息數(shù)據(jù)庫；形成整個城市發(fā)展、管理、服務功能的信息數(shù)字化并為調(diào)控城市、預測城市、監(jiān)管城市提供革命性的手段，使城市建設(shè)和發(fā)展提高到一個新的水平。作為服務于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的城建檔案館必將隨著國內(nèi)數(shù)字城市的發(fā)展，匯入時代的潮流之中，數(shù)字城建檔案館建設(shè)已是勢在必行。
二是城建檔案館自身發(fā)展的趨勢。隨著計策機技術(shù)的普及，城建檔案館接收傳統(tǒng)載體的檔案，也接收了還有大量的計算機輔助設(shè)計技術(shù)、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。同時，隨著城市化發(fā)展進程的逐步加快，建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展，使城建檔案信息容量不斷擴大，許多城建檔案館出現(xiàn)了漲庫的情況。隨著庫存檔案的增多，檔案的查詢利用的難度也相應加大，而檔案利用者越來越多，需求也越來越高，為了最大限度滿足利用者的需求，將城建檔案信息資源有效地組織整合，形成開放的、分布的信息資源，使利用者不管身在何處，都能夠借助計算機和網(wǎng)絡，實現(xiàn)查詢方便快捷。
三、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)
數(shù)字城建檔案館建設(shè)非一蹴而就，需要一個循序漸進的過程，將城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)，使其具備城建檔案數(shù)據(jù)遠程訪問、交換及相互操作的能力，是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的近期目標，也是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。在城建檔案館數(shù)字化建設(shè)中應注意以下幾個問題：
一是要做好規(guī)范標準的完善。在現(xiàn)代信息社會，統(tǒng)一標準非常重要，有了統(tǒng)一的標準，通過網(wǎng)絡聯(lián)接起來的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在城建檔案館數(shù)字化建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業(yè)務、技術(shù)三個層面的標準與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標準、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標準規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務性標準規(guī)范主要包括檔案術(shù)語、電子檔案管理等標準。技術(shù)性標準規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標準等。
二是建設(shè)城建檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)是城建檔案數(shù)字化管理的平臺，涵蓋城建檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息的采集、處理、存儲、組織、利用等全過程。作為城市建設(shè)管理信息系統(tǒng)，可以采用信息技術(shù)、人工智能等多種技術(shù)與手段，如計算機網(wǎng)絡與通訊技術(shù)、3S技術(shù)、數(shù)據(jù)的遠程訪問、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)交換、超級鏈接技術(shù)等，并以分布式數(shù)據(jù)庫方式存儲分散于各種載體、不同地理位置的城建檔案信息資源，通過網(wǎng)絡將它們互相連接，從而提供及時的數(shù)據(jù)交換與管理、信息利用等，最終實現(xiàn)城建檔案信息資源共享。
三是對城建檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。就是利用計算機技術(shù)對館藏檔案的文字、圖形、音像等內(nèi)容進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案庫。一方面對城建檔案進行著錄，實現(xiàn)計算機檢索，建立機讀目錄；另一方面對館藏檔案內(nèi)容分門別類進行數(shù)據(jù)錄入、圖形掃描等數(shù)字化處理，實現(xiàn)磁盤存儲，形成機讀檔案。城建檔案館館藏的各類檔案資料，不僅載體多樣，而且數(shù)量浩繁，在保密要求及利用價值上也有明顯區(qū)別。城建檔案館應積極制訂數(shù)字化處理檔案信息的規(guī)劃，分階段對館藏各種載體的檔案與信息進行數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)換，在建立數(shù)字檔案庫時，要根據(jù)實際情況，做到傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，分輕重緩急，循序漸進，任何一舉建成數(shù)字化城建檔案館的想法都是不現(xiàn)實。全國大部分的城建檔案管理部門在進行館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，不同程度地利用了外部的技術(shù)力量。在借助外部技術(shù)力量進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，要對服務質(zhì)量提出明確的要求，加強合同實施的監(jiān)管，嚴把質(zhì)量驗收關(guān)。
面對網(wǎng)絡時代城市建設(shè)迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的案卷，傳統(tǒng)的城建檔案保存方式已明顯難以適應迅速發(fā)展的新趨勢。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時易損壞；同時，城建檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質(zhì)檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術(shù)的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
1．確定城建檔案數(shù)字化指導思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實準確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實用性原則、開放城建檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計算機和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，同時，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數(shù)字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)全程管理、適時控制，才能達到強化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
4.著力提高數(shù)字化城建檔案的系統(tǒng)整體水平
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當?shù)匾M資源，搞活經(jīng)濟提供良好的信息服務軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實現(xiàn)全社會的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國各類檔案館和機關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導論》一書對檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設(shè)的認識
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現(xiàn)代化的檔案信息實體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個長久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現(xiàn)需要有明確的指導思想和領(lǐng)導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運用與現(xiàn)代信息管理方法的應用有機結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進程
過去的紙質(zhì)檔案在多次反復查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對紙質(zhì)檔案進行全文數(shù)據(jù)處理就能長久的保管好紙質(zhì)檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領(lǐng)導高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學習檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復合型數(shù)字檔案館打下了堅實的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數(shù)字檔案館
（一）、復合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢
隨著社會的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國家信息化指標構(gòu)成方案》中看出我國對檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發(fā)展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網(wǎng)絡新聞、壓縮和存儲技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網(wǎng)絡也就成為數(shù)字化信息資源服務的主要工具，網(wǎng)絡上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網(wǎng)絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現(xiàn)在已進入信息數(shù)字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個過程，數(shù)字化時代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，這些檔案館將隨著社會的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現(xiàn)計算機自動化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來復合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內(nèi)容、國家新近出臺的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡訊、業(yè)界動態(tài)、熱點新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進行學術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登。總之，可以開辦的業(yè)務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應創(chuàng)建自己獨具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級查詢檔案信息的應用程序，發(fā)展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經(jīng)濟效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經(jīng)費緊張的狀況。
隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，信息高速公路進一步拓展，復合型數(shù)字檔案館將會離我們越來越近，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域，任何人和機構(gòu)只要通過計算機網(wǎng)絡，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個信息化建設(shè)的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個符合我市實際情況的復合型數(shù)字檔案館。
參考文獻
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現(xiàn)階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關(guān)鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學生學籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。
總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
